كيف يتم تصميم بروفايل الشركة PDF أو ملف تعريفي لمؤسسة ؟
هذا السؤال يتبادر إلى ذهن أصحاب المؤسسات و الشركات سواء كانت حديثة أو شركة لها اسم معروف على السوق المحلي أو السوق العالمي
فجميعنا له طموحه، والنجاح لا سقف مُحدد له

وبالتالي رفع مستوى النجاح يكون بالتطوير والتحديث، ومن بين وسائل النجاح الاعتماد على بروفايل الشركة PDF
وسوف نقدم لكم في bd-exp  لمحة عن أهمية الحصول على ملف تعريفي لمؤسسة PDF ومحتواه لتمتلك بروفايل الشركة PDF احترافي

أهمية تصميم ملف تعريفي لمؤسسة احترافي

يرغب الجميع في معرفة ما الذي تقوم به الشركات والمؤسسات التجارية من أعمال وما الذي يمكن ان تقدمه هذه الشركات
خصوصا في سوق العمل التنافسي
و بروفايل الشركة PDF من اهم أدوات الترويج والدعاية والإعلان والتعبير عن الثقافة التي تعمل بها الشركات
ويعتبر حرف الألف في مقدمة رجال الأعمال الناجحين

ويمكن أن نقول أن أهمية تصميم ملف تعريفي لمؤسسة PDF ينحصر في التالي:

  • شرح إنجازات المؤسسة على مدار الأعوام التي انطلقت فيها وكيف تحدت العقبات التي واجهتها.
  • التعرف على نبذة قصيرة عن المؤسسة وأهم الخدمات التي تقدمها إلى العملاء وكيف تُنجزها.
  • التعرف على طاقم العمل داخل المؤسسة وأهم الخبرات التي حصلوا عليها.
  • التعرف على عنوان المؤسسة ووسائل التواصل الإلكترونية أو الهواتف والعنوان.
  • التأكد من قانونية الشركة أو المؤسسة والتأكد من حصولها على ترخيص مزاولة المهنة.

محتويات تصميم نموذج بروفايل شركة Word

ونأتي إلى نقطة الأهم على الإطلاق في نموذج بروفايل شركة Word
فينبغي على أصحاب المؤسسات أو الشركات التعرف على محتويات تصميم ملف تعريفي لمؤسسة
وهنا سيتعرفون جيدًا على أهمية بروفايل الشركة PDF ولماذا الملف التعريفي لمؤسسة يدعم نجاح المؤسسة.

سيكون من المفيد  تقسيم تنظيم الملف التعريفي إلى 5 أقسام رئيسية
مع أخذ ملف تعريفي لشركة تقنية معلومات كمثال لتسهيل عمليه الشرح وفيما يلي المفاتيح الأساسية التي يجب اخذها بعين الاعتبار:

القسم الأول: التعريف بالشركة وأهدافها

أولا: الغلاف الخارجي في ملف البروفايل

تصميم الغلاف الخارجي، واجه الملف التعريفي لشركة تقنية معلومات
حيث يتم كتابة عبارة Company Profile ويمكن تصميمه بالفوتوشوب او برامج اوفيس على سبيل المثال
يجب اختيار المصمم بعناية لعمل تصميم حصري وغير متكرر ويتناسب مع الغرض الذي أنشئ من اجله
ومن الوهلة الأولى يلفت الانتباه و يعكس مدى براعة وأناقة التصميم

على سبيل المثال: من الأفضل اختيار اللون الأزرق من أجل ملف تعريفي لشركة تقنية معلومات حيث أنه يعبر عادة عن القوة و النجاح

كما يمكن ان يتضمن الغلاف الخارجي العناوين الرئيسية مثل :

  • شعار المؤسسة واسمها التجاري
  • اسم المؤسس (المؤسسين) وأسماء وألقاب الأعضاء الرئيسيين في الشركة
  • الاسم الرسمي للشركة وعنوانها ورقم هاتفها وعنوان بريدها الإلكتروني
  • الأماكن التي تمارس فيها الشركة أعمالها

ثانيا: فهرس المحتوى بروفايل الشركة PDF

إذا كان الملف التعريفي يحتوي معلومات وصفحات كثيرة يمكن إنشاء فهرس يضم العناوين الرئيسية

عموما الفهرس هو الصفحة الثانية في نموذج بروفايل شركة Word وهي اختيارية
وتضم العناوين الرئيسية وكلما زادت الصفحات كلما كان الفهرس امر مهم.

ثالثًا: كلمة المدير العام – مقدمة عامة

بالأساس يبحث كل الناس عن الشركات التي لديها سابقة أعمال بنفس نوع المشاريع التي تنوي القيام بها بجانب ثقافة ارضاء العملاء
وبالتالي المقدمة يجب ان تعرض قصة المؤسسة في سطور قليلة
فإذا كانت الشركة قديمة و كبيرة فمن الأفضل كتابة نبذة عنها وعن وتاريخها العريق وما هي الإنجازات التي حققتها على مدار السنوات الماضية
بجانب الجوائز الحاصلة عليها والأعمال التي تفخر بها المؤسسة

وبالنسبة للشركات الجديدة الناشئة اقل من ثلاث سنوات يمكنها كتابة مقدمة عامة ويفضل كتابة كلمة من المدير العام

كما يمكن التحدث عن اي نشاط  تجاري بما تقتضيه المصلحة
ثم اضافة خاتمة بسيطة تعبر عن روح الفريق الواحد الذي يسعى دائما إلى تحقيق الإنجازات
وتوجيه الشكر لفريق العمل والقارئ لهذا الملف التعريفي

في بعض الاحيان يمكن اضافة عبارة بسيطة عن الشركة
او نحن متواجدون دائما حيث ما يكون طلب العميل اي انك متواجد في اي مكان يطلب منك العمل فيه
وهذا في حد ذاته يدل على اهتمامك بالعملاء

رابعا: الهدف – المهمة – الرؤية – القيم – البيئة

بيان الرؤية
يصف بيان الرؤية المؤسسة كما ستظهر في حالة ناجحة في المستقبل.
عند تطوير بيان الرؤية، حاول الإجابة على هذا السؤال: إذا كان على المؤسسة تحقيق جميع أهدافها الإستراتيجية، فكيف ستبدو بعد 10 سنوات من الآن؟
بيان الرؤية الفعال ملهم وطموح. إذ إنه يخلق صورة ذهنية عن الحالة المستقبلية التي ترغب المؤسسة في تحقيقها.
وعموما غير مطلوب ان تشرح للعملاء كيف سيتم تحقيق هذه النوايا او الأهداف والرؤية ولكن كل ما في الموضوع إظهار شيئ للعملاء عن كيف تعمل؟

بيان المهمة

بيان المهمة يوضح سبب وجود الشركة. يصف الشركة ما تفعله وغايتها العامة.
يدعم بيان المهمة الرؤية ويعمل على توصيل الهدف والتوجيه للموظفين والعملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين.
ويتم تلخيصهم في سطور بسيطة في النموذج التعريفي

القيم
يجب أن يُظهر بيان القيمة ما تؤمن به الشركة.
إنه العمود الفقري الذي يمكن الرجوع إليه كسياق لما يجب القيام به بعد ذلك وكيفية التصرف وما إلى ذلك.
فكر في الأمر على أنه مجموعة من الإرشادات التي توضح “روح” الشركة لمن يقرأها.

البيئة

لأن البيئة تعتبر بوصلة الاخلاق بين المنظمة التجارية والمجتمع وبالتالي تعتبر البيئة محرك اساسي لجميع الانشطة والعمليات.
على سبيل المثال لا تجد شركة تعمل في مجال تصميم المواقع تكتب نبذه او ملخص عن البيئة لانها لا تتعامل من الأساس معها
ولكن قد يختلف الأمر إذا كانت الشركة تعمل في استضافة المواقع الإلكترونية.

القسم الثاني : الخدمات التي تقدمها الشركة

المقدمة الخاصة بالانشطة والخدمات بالانجليزية introduction to our activity هي لوصف ما تقدمه من خدمات
وليس هناك وصف معين لخدمة محددة حتى وان تشابه الوصف بين الشركات فهو موضوع عادي لان الاعمال ليست سرا
في مثالنا انت تعمل في مجال تقانات المعلومات
(ستقدم نبذة تعريفيه عن ما تقوم به في اعمال تصميم و تطوير المواقع وليس مطلوب منك بملف التعريف كيف ستقوم بهذا العمل)

القسم الثالث: نظام ادارة الجودة  QMS

نظام ادارة الجودة او الجودة الشاملة هي انظمة الغرض منها تحسين الخدمات
وكلها تتمحور حول ارضاء العملاء

أولا: مثال على سياسة الجودة

سياسة الجودة هي بيان يعبر عن نوايا الإدارة فيما يتعلق بالجودة او ربما التزام الإدارة بنظام QMS طبقا لمتطلبات الايزو ٩٠٠١
ومتوسط عدد الفقرات في سياسة الجودة هو ثلاثة فقرات في حين ان هناك بعض المؤسسات تكتب جملة واحدة

ثانيا: مثال على أهداف الجودة

أهداف الجودة كما وضحت سابقا انها مستمدة من السياسة وهي أفضل طريقة لتسليط الضوء على العناصر الرئيسية في سياسة الجودة
وايجاد نقطة محورية لتعزيز جهود الناس اثناء العمل داخل الشركة لأجل التحسين المستمر

ثالثا: الهيكل الإداري

الهيكل التنظيمي للمؤسسة هو احد الأدوات المطلوبة في نظام إدارة الجودة وهو غير ضروري في ملف تعريفي لمؤسسة PDF

القسم الرابع: التوصيات من العملاء

بالرغم من ان هذا القسم اختياري في الملف التعريفي لمؤسسة لكنه مفيد جدا
على سبيل المثال مجالات الخدمات مثل الأمن المعلوماتي أو تأمين العتاد الشبكي
ومن الممكن اعطاء نبذات حول مدى الانجازات وتقييمات الزبائن حول المنتج او الخدمة التي تقدمها الشركة

القسم الخامس: نهاية البروفايل

تأكد من أن كل جزء يعمل على بناء صورة شركتك.
انظر إلى كل عنصر في بروفايل الشركة PDF للتأكد من أنه يعمل على إظهار صورة الشركة بأفضل طريقة.
أثناء القراءة قم بإزالة أي شيء يبدو غير ضروري.
حتى إذا كان من الضروري الكشف عن شيء سلبي (مثل إفلاس سابق ، على سبيل المثال)
فحاول إعادة صياغته بطريقة تؤكد على مرونة شركتك.

نصائح عند كتابة ملف تعريفي لمؤسسة

تنسيق نموذج بروفايل شركة Word

  • اجعل ملف تعريف شركتك موجزا.

اجعل الملف التعريفي لشركتك ممتعًا وسهل القراءة من خلال إبقائه بسيطًا ومختصرًا قدر الإمكان.
سيقوم العديد من القراء ببساطة بمسح المستند ضوئيًا، واستيعاب العبارات والمفاهيم الأساسية.
يمكن أن تتكون ملفات تعريف الشركة من بضع فقرات فقط أو أكثر من 30 صفحة
ولكن فكر في المعلومات المهمة حقًا قبل اختيار ملف تعريف طويل.

إذا كنت تنشئ ملف تعريفي لمؤسسة PDF عبر الإنترنت
فاجعله قصيرًا عن طريق الارتباط بمعلومات أكثر تفصيلاً في صفحات منفصلة.
سيوفر هذا الموارد للقراء الذين لديهم فضول لمعرفة المزيد مع استمرار القراءة السريعة والسهلة.

  • كن مبدعا مع الشكل الخاص بك.

لا توجد طريقة واحدة لإنشاء ملف تعريفي لمؤسسة PDF ، خاصة عندما يتم نشرها عبر الإنترنت.
تحتوي معظم الملفات التعريفي على حقائق أساسية معينة حول الأعمال التجارية
ولكن يمكن تقديمها بأي طريقة تعتقد أنها توضح أفضل بالنسبة لمؤسستك.
يجب أن يكون ملف تعريفي لمؤسسة احترافيًا وعمليًا ، ولكنه يحتاج أيضًا إلى جذب انتباه القارئ.

ضع في اعتبارك الرسومات والمخططات لتقسيم بعض النص أو الفقرات الطويلة.

استخدم صورًا لموظفيك أو عملية الإنتاج، وسلط الضوء على التقنيات المبتكرة التي تستخدمها
وادمج عناصر علامتك التجارية في جميع أنحاء الملف الشخصي لجعلها مميزة

  • استخدم العناوين والتعداد النقطي لتقسيم النص.
    اجعل القارئ مهتمًا باستخدام الترويسات والنقاط لإنشاء أقسام مرئية داخل ملف تعريفي لمؤسسة PDF الخاص بك.

يجب أن تكون العناوين بسيطة ويمكن استخدامها لإدخال تغييرات في الموضوع ، مثل “بيان المهمة” أو “الجوائز والتقدير” أو “التطلع إلى المستقبل”.

استخدم النقاط عندما تقوم بإدراج عدة أجزاء من المعلومات، مثل عندما تقوم بتسمية جوائز مؤسستك أو تقديم نقاط بارزة من معلوماتك المالية.

تضمين المعلومات ذات صلة

  • ابدأ باسم الشركة وعنوانها كعنوان رئيسي.

نظرًا لأن بروفايل الشركة PDF يجب أن يتضمن اسم الشركة وعنوانها،
يمكنك استخدام هذا كترويسة.
ضع في اعتبارك استخدام شعار لافت للنظر بدلاً من الكتابة البسيطة لجعل ملفك التعريفي أكثر تشويقًا على الفور

  • قم بتضمين معلومات عن هيكل الشركة.

على وجه التحديد يجب عليك تضمين ما إذا كانت الشركة خاصة أو عامة أو شراكة.
اشرح ما إذا كان هناك مجلس إدارة أو طاقم تنفيذي أو ضباط يتخذون القرارات الرئيسية.
يمكن تلخيص هذه المعلومات عادة في جملة واحدة
لفت الانتباه إلى الإنجازات الهامة والمعالم. اذكر الشراكات المهمة وقصص النجاح والمعايير.
اشرح كيف تعيد الشركة على المجتمع أو ترعى المجموعات الخيرية

  • تحدث عن ثقافة الشركة

يجب أن يكون جزء من نموذج بروفايل شركة Word حول الأشخاص الذين يديرون الأعمال.
ناقش بإيجاز موظفيك المدربين تدريباً عالياً وما تفعله للحفاظ على الروح المعنوية والمعايير عالية.

قم بتضمين معلومات حول سياسات الشركة فيما يتعلق بالبيئة والعلاقات العامة والصحة والسلامة والنقابات وحقوق الإنسان.

  • حافظ على الملف التعريفي لمؤسسة صادقًا ودقيقًا.

من المرجح أن يقوم العملاء والمحللون وأعضاء وسائل الإعلام بإجراء القليل من البحث لتأكيد ما قرأوه.
إذا قمت بتضمين معلومات غير دقيقة أو غير صحيحة ، فيمكنك إلحاق ضرر لا يمكن إصلاحه بصورة شركتك.

تحرير الملف التعريفي لشركتك

  • تدقيق الملف التعريفي لشركتك عدة مرات

قبل نشر ملف التعريف الخاص بالشركة أو المؤسسة
يجب عليك التأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية. يمثل هذا المستند شركتك ككل ووجود والأخطاء يعد أمرا غير مهني.

من النصائح التي تساعد على إجراء تدقيق لغوي ناجح البدء في نهاية المستند وقراءة جملة واحدة في كل مرة.

  • اقرأ ملفات تعريفية لشركات الأخرى لترى ما الذي يجعلها مميزة.

جزء من العمل هو معرفة منافسيك، ويمكنك تطبيق ذلك على صياغة ملف تعريف الشركة.
انظر إلى ملفات تعريف الشركة الأخرى لمعرفة ما يميزك وحاول محاكاة تلك الصفات في ملفك التعريفي

  • اطلب من شخص آخر إلقاء نظرة على الملف التعريفي الخاص بك.

أحيانًا تكون مساعدة شخص جديد على المستند ضرورية في عملية التحرير.
اطلب من شخص ليس على دراية بعملك تدقيق المستند وإعطائك ملاحظات على الصورة الكلية التي ينشئها ملف التعريف.

الكلمة الأخيرة

يحتاج الجميع إلى تصميم ملف تعريف لمؤسسة الخاص بهم حتى تكون في المقدمة.
غالبًا ما يعتقد أصحاب الأعمال أن الملف التعريفي المعقد يمكن أن يجلب عددًا أكبر من العملاء مقارنةً بالملف المكتوب بلغة بسيطة. وهذا الإعتقاد خاطئ بالطبع

إذ يجب أن يكون الملف التعريفي لشركتك محتوى واضحًا حول الخدمات التي تقدمها الشركة.

هل أحببت المقال؟ تعرف على المزيد من خلال الإطلاع على خدماتنا المميزة .

المصادر و المراجع:


إقرأ أيضا: